مدیریت اسناد

هدف:هدف اصلی پژوهش حاضر تعیین چگونگی مدیریت اسناد رسانه های اجتماعی و ارائه الگوی پیشنهادی به آرشیوهای ملی جهان در این رابطه است. روش شناسی:پژوهش حاضر از نوع کاربردی است و روش پژوهش، کیفی (تحلیل محتوا) است. جامعه پژوهش حاضر شامل تمامی وب سایت های آرشیوهای ملی سراسر جهان است. دستنامه های مدیریت اسناد از وب سایت آرشیوهای ملی دنیا گردآوری و تحلیل محتوا روی آن ها با استفاده از شیوه کدگذاری زنده و نرم افزار Nvivo11 انجام شده است. یافته ها:یافته ها نشان داد آرشیو ملی 115 کشور از 205 کشورِ جامعه آماری پژوهش در فضای مجازی حضور داشتند که دسترسی به سایت آرشیو ملی 97 کشور میسر شد و در این میان 33 کشور دارای دستنامه مدیریت اسناد بودند. از میان 33 کشوری که از وب سایت آرشیو ملی آنان دستنامه گردآوری شد، تنها شش کشور دستنامه مخصوص مدیریت اسناد رسانه های اجتماعی تدوین کرده بودند. دستنامه های کشور آمریکا در خصوص انتساب مقوله های تعریف شده پژوهش در رتبه اول قرار داشت. «گردآوری اسناد» بیش از سایر فرایندها در دستنامه های مدیریت اسناد رسانه های اجتماعی موردِتوجه واقع شده است. نتیجه:در فرایند مدیریت اسناد رسانه های اجتماعی، مرحله گردآوری اسناد به دلیل ماهیت پویای رسانه های اجتماعی حائز اهمیت است. در تنظیم دستنامه بخش های مختلفی می تواند موردِتوجه باشد. مقدمه؛ تعاریف؛ دامنه؛ اهداف؛ خطِّ مشی؛ مسئولیت ها؛ و توصیه ها هفت جزئی هستند که بالاترین حضور را دستنامه های موردِبررسی داشتند؛ پیشنهاد می شود در دستنامه تنظیمی این موارد گنجانده شود.

با توجه به اهمیت نگهداری اسناد، نویسنده در نوشتار حاضر تلاش کرده است به اختصار خواننده را با مرکز اسناد و وظایف آن، مدیریت اسناد و اهمیت آن، وظایف سازمان های آرشیوی در مدیریت اسناد، ویژگی های اسناد آرشیوی و نیز نارسای یهای نظام مدیریت اسنادی آشنا سازد

هدف : عرضه الگویی برای مدیریت اسناد رسانه های اجتماعی در دانشگاه های ایران براساس مطالعه وضعیت مدیریت اسناد رسانه های اجتماعی در دانشگاه های برتر جهان. روش/ رویکرد پژوهش : نخست با بررسی صفحات مرتبط با رسانه های اجتماعی در 100 دانشگاه برتر جهان براساس نظام رتبه بندی آموزش عالی تایمز 2020 هفت خط مشی یافتیم. مؤلفه های هفت خط مشی را استخراج و در یک سیاهه وارسی وارد و محتوای آنها را با استفاده از نرم افزار مکس.کیو.دی.ای تحلیل و با کدگذاری آزاد مقوله بندی کردیم. سیاهه وارسی را با استفاده از تکنیک دلفی در میان پنلی متشکل از 13 عضو هیئت علمی با سوابق پژوهشی درزمینه مدیریت اسناد الکترونیکی و اسناد الکترونیکی و رسانه های اجتماعی به چرخش درآوردیم. میانگین داده های حاصل از دور دوم پرسش نامه محاسبه و نتایج حاصل از دو پرسش نامه با یکدیگر مقایسه شد. برای تعیین رتبه مؤلفه ها در الگوی پیشنهادی از آزمون فریدمن استفاده گردید. یافته ها و نتیجه گیری : مؤلفه های هدف، دامنه و دسترس پذیری اسناد در همه خط مشی ها وجود دارد. در دور اولِ دلفی 80 درصد و در دوم آن 60 درصد از مؤلفه ها میانگین بیشتر از 9 داشتند و تنها مؤلفه استفاده از کوکی ها میانگین زیر 8 داشت. در رتبه بندی مؤلفه ها ازنظر متخصصان، مؤلفه رعایت استانداردهای امنیتی بالاترین رتبه و استفاده از کوکی ها پایین ترین رتبه را داشت. از این رو، ازنظر متخصصان همه مؤلفه ها به درجات مختلف مهم اند. الگوی خط مشی پیشنهادی شامل بیست مؤلفه در دو گروه مؤلفه های اجباری با نوزده مؤلفه و مؤلفه های اختیاری با یک مؤلفه عرضه شد.

هدف اصلی این مقاله، بررسی و شناسایی زمینه ها، عوامل و کنشگران مؤثر بر تأسیس مؤسسه علوم اداری دانشگاه تهران به منظور اصلاح قسمتی از نظام اداری دولتِ در حال گسترشِ ایران است. پژوهش، با روش کتابخانه ای مبتنی بر توصیف و تحلیل اسناد و سایر داده های تاریخی و سنجش تحقیقات و تحلیل پژوهشگران، در پی پاسخ به این پرسش اصلی است که کنشگران و مولفه های مؤثر بر تأسیس مؤسسه علوم اداری کدامند؟ فرضیه پژوهش این است که هم سو شدن ضرورت اصلاح نظام نگهداری اسناد در ایران به عنوان فصلی در نوسازی اداری با سیاست های مجریان اصل چهار ترومن، در تأسیس مؤسسه علوم اداری (به مثابه یکی از الزامات اجرای اصلاحات یاد شده) مؤثر بوده است. مطابق یکی از اصول مدل ماکس وبر، در یک بوروکراسی، اداره امور بر اساس نگهداری اسناد و مدارک کتبی یعنی سوابق و پرونده ها قرار دارد؛ لذا یکی از پایه های تحول بوروکراسی اداری را می توان، اصلاح یا نوسازی سیستم مدیریت اسناد دانست. بر اساس یافته های پژوهش می توان گفت هرچند تأسیس مؤسسه علوم اداری دانشگاه تهران در پاسخ به نیازی طبیعی بود که در بستر تاریخی و تحت تأثیر فرایند رشد و نوسازی تشکیلات دولت پدید آمده بود؛ اما همسو شدن این نیاز با سیاست های مجریان اصل چهار ترومن، در تأسیس این مؤسسه نقش شتاب دهنده داشته است. همچنین نقش سه گروه (مرکب) اصلی از کنشگران با رویکردهای متفاوت و به منظور اصلاح قسمتی از نظام اداری دولتِ در حال گسترشِ ایران، تأمین نیروی انسانی مؤثر در ادامه و استمرار اصلاحات اداری در تأسیس این مؤسسه مشهود است.

هدف: این پژوهش فرایند ایجاد مخزن آرشیو الکترونیکی در دانشگاه ها را به منظور غلبه بر مشکلات ناشی از نگهداری آرشیوهای فیزیکی گوناگون نشان می دهد. روش: در این پژوهش از روش کیفی و مصاحبه با صاحب نظران آرشیو ملی ایران و ذی نفعان ایجاد آرشیو الکترونیکی در دانشگاه تهران استفاده شده است. یافته ها: به منظور ایجادآرشیو رقمی، لازم است ابتدا دلایل و نیز اهداف تشکیل آن مشخص شود تا بتوان توجیهی پذیرفتنی در این زمینه داشت. ایجاد مخزن آرشیو الکترونیکی نیازمند تولید اسناد الکترونیکی و سنجش نیازمندی های بخش های مختلف دانشگاه و اخذکننده مدارک از پرونده های دانشجویی است. اصالت اثر: پژوهش، ده مرحله اساسی را به منظور ایجاد مخزن آرشیو الکترونیکی پیشنهاد می کند ، از جمله ضرورت و امکان سنجی ایجاد مخزن آرشیو، مطالعه مقدماتی در حوزه آرشیو، مصاحبه با ذی نفعان، استخراج اسناد و اطلاعات مورد نیاز هر یک از بخش ها، مشخص کردن اسناد مشترک و مورد نیاز بخش های مختلف، و تهیه اصطلاح نامه تخصصی.

کی ازکاربردهای مهم فناوری بلاک چین، مدیریت اسناد در آرشیوهای الکترونیک است. هدف این پژوهش شناسایی عوامل تأثیرگذار بر بهره گیری فناوری بلاک چین در آرشیوهای الکترونیک از طریق مرور نظام مند متون مرتبط است. پژوهش حاضر در زمره پژوهش های کیفی و از نوع فراترکیب است که با بهره گیری از روش «سندلوسکی و باروسو» در هفت گام تنظیم سؤالات پژوهش، جست وجوی نظام مند متون، غربالگری و انتخاب متون کیفی مناسب، ارزیابی متون و استخراج داده، تحلیل و سنتز یافته ها، حفظ کنترل کیفیت، و ارائه یافته ها و مدل مفهومی انجام شد. تیم فراترکیب متشکل از دو نفر متخصص علم اطلاعات و دانش شناسی، یک نفر متخصص حوزه آرشیو و یک نفر متخصص مسلط به روش پژوهش فراترکیب بود. پس از تشکیل تیم فراترکیب، مراحل گفته شده به ترتیب هفت گام ذکرشده انجام شد. جامعه آماری این پژوهش شامل 103 مقاله انگلیسی و فارسی بود که در زمینه شناسایی عوامل تأثیرگذار بر بهره گیری از فناوری بلاک چین در بازه زمانی 2015 تا 2023 (1390 تا 1402) نگاشته شده بودند و بعد از حذف موارد تکراری و نامرتبط به 40 مقاله رسید. به منظور اطمینان از میزان ربط این مقالات، از ابزار ارزیابی پژوهش های کتابداری و اطلاع رسانی «گلین» که چک لیستی استاندارد برای سنجش تحقیقات کیفی است، استفاده شد. پس از پالایش، نتایج به روش تحلیل مضمون «اترید و استرلینگ» و در قالب مفاهیم فراگیر، سازمان دهنده و پایه دسته بندی شد. عوامل تأثیرگذار بر بهره گیری از فناوری بلاک چین در سازمان ها و مراکز آرشیوی را می توان در 6 دسته مضامین سازمان دهنده فرهنگی، قوانین و مقررات، فنی، اقتصادی، آموزشی و زیست محیطی قرار داد. هر کدام از این مضامین سازمان دهنده دارای تعدادی مضامین پایه هستند که در مجموع، به 27 مضمون می رسند. مضامین سازمان دهنده فرهنگ و قوانین و مقررات و اقتصادی هر کدام با 3 مضمون پایه، مسائل فنی 12 مضمون پایه، زیست محیطی 4 مضمون پایه، و آموزشی با 2 مضمون پایه به دست آمد. از آنجا که پیاده سازی فناوری بلاک چین در آرشیوهای الکترونیک تأثیر به سزایی در بهبود مدیریت اسناد و جلوگیری از جعل آن ها دارد، شناسایی عوامل تأثیرگذار بر بهره گیری و پیاده سازی این فناوری در آرشیوهای الکترونیک می تواند مؤثر واقع شود. بدیهی است تا کلیه عوامل تأثیرگذار شناسایی نشوند، پیاده سازی و اجرای فناوری بلاک چین هم به گونه ای مناسب شکل نخواهد گرفت و هزینه های قابل توجهی نیز بر مراکز آرشیوی تحمیل خواهد کرد. شناخت این عوامل همچنین می تواند زمینه بهبود مدیریت در حوزه پیاده سازی فناوری بلاک چین در سایر سازمان های مرتبط و مراکز اطلاع رسانی را فراهم آورد.